ÇEVRE YÖNETİM PROGRAMININ HAZIRLANMASI 

  1. AMAÇ

 

Birimlerde, çevre politikalarına uygun olarak faaliyetlerin sürdürülebilmesi.

 

  1. KAPSAM

 

Firmamızın faaliyet gösterdiği tüm birimlerde  bu prosedür uygulanır.

 

Çevre konularıyla alakalı olan bütün faaliyetlerin hazırlanan yönetim programı içerisinde ele alınması ve planlanması gerekir.

 

  1. REFERANSLAR

 

ISO 14001 Madde 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1, 4.4.6, 4.5.1

ÇYS-02 Çevre Boyutlarının Değerlendirilmesi prosedürü

ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedürü

ÇYS-04 ÇYS Eğitimleri ve Personel Yetkinliği prosedürü

ÇYS-05 ÇYS İletişimi prosedürü

ÇYS-06 ÇYS Doküman ve Kayıtlarının Yönetimi prosedürü

ÇYS-07 Çevre Acil Durum Planlaması prosedürü

ÇYS-08 ÇYS Uygunsuzlukları ve İyileştirme

 

  1. TANIMLAR

 

Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları

 

  1. SORUMLULUKLAR

 

5.1 Prosedürün onaylanması

 

Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.

 

5.2 Prosedürün yürütülmesi

Birim yöneticileri, çevre yönetim programının bu prosedürde verilen prensipler doğrultusunda hazırlatılmasından, güncelliğinin sağlanmasından ve uygulamaların da hazırlanan program çerçevesinde sürdürülmesinden sorumludur.

 

Birim ÇYS sorumluları, birim yöneticileri adına bu prosedürün yürütülmesi ile ilgili her türlü planlama, koordinasyon ve takip işlemlerini sürdürmekle yükümlüdür.

 

Birim çalışanları, çevre yönetim programının hazırlanmasına aktif katılım göstermekle ve kendi sorumluluk alanları çerçevesindeki faaliyetlerin hazırlanan programa uygun olarak sürdürülmesinden sorumludur.

 

Yönetim ÇYS temsilcisi, firmamızın  birimlerinde bu prosedürün yürütülmesini izlemek ve gerekli düzeltmelerin yaptırılmasını sağlamakla yükümlüdür.

 

Birimlerin hazırladıkları çevre yönetim programları Genel Müdür onayından sonra yürürlüğe girer.

 

  1. PROSEDÜR

 

6.1 Genel

 

Birimlerde hazırlanacak çevre yönetim programları, firmamızın’ ın çevre hedeflerine ulaşabilmesinde kullanılan en önemli yönetim mekanizmasıdır.

 

Hiçbir istisna kabul edilmeksizin tüm firmamızın birimlerinde (şirket merkezi dahil) çevre yönetim programları hazırlanacak ve yürütülecektir. Birden fazla sayıdaki firmamızın biriminde geçerli olacak şekilde ortak bir program oluşturulamaz. Aralarındaki benzerlikler ne kadar fazla olursa olsun her birimin kendine özgü şartları olduğu ve bunların çevre yönetim planına yansıtılması gerektiği kabul edilir.

 

6.2 Çevre yönetim programının kapsamı

 

Hazırlanacak program içerisinde aşağıda belirtilen konular asgari seviyede kapsanmalı fakat birimin özel ihtiyaçları göz önünde bulundurularak gerekli ilaveler de programa dahil edilmelidir:

 

  • Çevre organizasyonu ve sorumluluklar
  • Çevre boyut ve etkilerinin değerlendirilmesi
  • Uygulama yöntemleri
  • Alt yükleniciler ve hizmet alımları
  • Malzeme yönetimi
  • Yasal gerekler ve diğer şartların takip edilmesi
  • Eğitim ve personel yetkinliği
  • Doküman ve kayıtların yönetimi
  • Acil durum planları
  • Uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve iyileştirme
  • İç denetimler
  • Yönetimin gözden geçirmesi

 

Bu konuların program içerisinde nasıl ele alınacağı bu prosedürün bundan sonraki bölümlerinde açıklanmaktadır.

 

6.3 Çevre organizasyonu ve sorumluluklar

 

Çevre yönetim sistemi uygulamalarında yer alacak bütün çalışanların görev, sorumluluk ve yetkileri dokümante edilerek tanımlanmalıdır. Bu amaçla gerekli görülürse organizasyon şemaları da ayrıca kullanılabilir.

 

Çevre sorumluluklarına yönelik yapılan atamalar birim yöneticisi tarafından tüm birime resmi yollardan (iç yazışma, duyuru panoları, vb.) duyurulmalıdır.

 

Birimde, çevre uygulamalarından en üst seviyedeki sorumluluk birim yöneticisinin üzerindedir. Birim yöneticisi, uygun gördüğü bir çalışanı (mümkün olduğunca üst düzey bir yöneticiyi) birim ÇYS sorumlusu olarak atayacaktır. Birim SEÇ sorumlusu tüm çevre uygulamalarında birim yöneticisinin yetkilerini temsil eder ve çevre organizasyonunda en üst noktayı oluşturur.

 

ÇYS sorumlusu, birimdeki çevre yönetim sisteminin tasarlanması, uygulanması, performansının takibi ve iyileştirmelerin yapılmasından sorumludur.

 

Çevre yönetim programı içinde, birim yöneticisinin çevreye yönelik olarak yönetiminin sorumlulukları ve performansın sürekli iyileştirilmesi yönünde taahhütleri yer almalıdır.

 

6.4 Çevre boyut ve etkilerinin değerlendirilmesi

 

Birim faaliyetleri kapsamında çevre boyutları belirlenmeli ve bunlara ilişkin etki değerlendirmeleri yapılmalıdır. Bu çalışmaya personelin nasıl katılacağı ve kimlerin hangi sorumlulukları yerine getireceği planlanmalıdır.

 

Bu çalışma sonucunda tespit edilen etki büyüklükleri baz alınarak fakat kişisel değerlendirmeleri de göz önünde bulundurarak çevre boyutları sınıflandırılmalı ve hangileri üzerinde kontrol ve ölçme faaliyetleri sürdürülerek performansın takip edileceği belirlenmelidir.

 

Çevre etkilerinin kontrol altında tutulabilmesi için uygulanacak yöntemler (talimatlar, prosedürler, vb.) ve buradaki sorumluluklar tanımlanacak, gerekiyorsa uygulamanın kapsamı da belirtilecektir. Böylelikle seçilen çevre boyutları ile onların kontrol yöntemleri birbirlerine ilişkilendirilerek listelenecektir.

 

Benzer şekilde çevre etkilerinin kontrolü sırasında yapılacak ölçüm ve izleme faaliyetleri de tanımlanacaktır. Ele alınan çevre boyutu kapsamında nelerin izleneceği ve ölçüleceği, bu işlemin hangi yöntemlerle yapılacağı, ölçüm sıklığı, sorumluluklar, tutulacak kayıtlar ve bunların nasıl raporlanacağı açıklanacaktır.

 

İzleme ve ölçümlere yönelik hedefler (nicel veya nitel) oluşturulacak ve dokümante edilecektir. Hedefler ortaya koyulurken risklerin büyüklüğü, müşteri gerekleri, yasal şartlar, firmamızın  uygulama pratiği ve çevre politikası ve birimin teknik ve finansal imkanlarıyla uyumlu olunacaktır.

 

İzleme ve ölçümler sırasında çeşitli cihazlar kullanılacak ise bunların kalibrasyon ve bakım yöntemleri ve hangi kayıtların tutulacağı belirtilecektir.

 

Yapılan izleme ve ölçme faaliyetleri sonucunda elde edilen performansın hangi yöntem ve kayıtlar ile takip edileceği belirtilmelidir. Performans ölçümleri, çevreyi etkileyen kazaları ve uygunsuzlukları (çevre yönetim sistemi uygunsuzlukları dahil) da ele alacak şekilde oluşturulmalıdır.

 

6.5 Uygulama yöntemleri

 

Tanımlanan çevre etkilerinin ilgili olduğu uygulamalara ilişkin prosedürler, talimatlar, ve benzeri dokümanlar bu başlık altında bir araya getirilmeli veya onlara atıfta bulunulmalıdır.

 

Bahsedilen dokümantasyon firmamız’ ın kendi dokümanlarının yanı sıra işveren dokümanları, harici standartlar ve prosedürler ve benzerlerini kapsamalıdır. firmamızın harici dokümanlar için sorumluluklar, oluşturulacak kayıtlar ve raporlama ayrıca tanımlanmalıdır.

 

Uygulama yöntemlerinin haricinde kalan ve birim çevre yönetim sistemini oluşturan her türlü prosedür, form ve talimatlar ve benzerleri de yönetim programı içerisinde basılı dokümanlar şeklinde bir araya getirilmelidir.

 

 

 

 

 

 

6.6 Alt yükleniciler ve hizmet alımları

 

Alt yüklenicilerin ve hizmet alınan diğer tarafların çevre sistemi yönetimi içerisinde ne şekilde yer alacakları tariflenmelidir. Bu tanımlama, ilgili tarafların faaliyetleri ve bu faaliyetlere ilişkin yapılan çevre boyut ve etki değerlendirmeleri ile tutarlı olmalıdır.

 

Alt yüklenicilere aktarılması planlanan faaliyet alanları için yapılacak çalışma asgari seviyede şu başlıkları içermeli, alt yüklenicilere yapılacak aktarımlar kesinleştiğinde çalışma tekrar gözden geçirilmelidir:

 

  • Alt yüklenicinin çevre yönetim organizasyonu, yetki ve sorumluluklar
  • Yapacakları çevre uygulamaları, izleme, ölçme ve kontrol faaliyetleri
  • Oluşturacakları kayıtlar ve bunların raporlanması
  • Acil durum planları içerisindeki yerleri
  • Eğitim ve personel yetkinliği gerekleri
  • Firmamızın’ ın alt yüklenici uygulamalarını nasıl takip ve kontrol edeceği

 

6.7 Malzeme yönetimi

 

Birimde kullanılan veya kullanılacak ve çevre etkileri olan malzemeler tespit edilmelidir. Bu malzemeler için şu örnekler verilebilir:

  • Tüm kimyasallar
  • Patlayıcılar
  • Radyoaktif malzemeler
  • Yakıtlar, yağlar
  • Yanıcı, parlayıcı ve patlayıcı maddeler
  • Test işlemlerinde kullanılan malzemeler b.

 

Bu malzemelerin taşıması gereken özellikler tespit edilmeli veya ilgili standartlara atıfta bulunulmalıdır.

 

Bu malzemelerin tespit edilen koşullara uygun olarak temin edilmesinin güvence altına alınması için bunlarla ilgili satın alma yönetmelikleri hazırlanmalıdır. Bu yönetmelikler içinde satıcı firmalara hangi bilgilerin gönderileceği, gelen malzemelerin nasıl kontrol ve muayeneden geçirileceği ve benzeri hususlar yer almalıdır.

 

Birim sınırlarına giren malzemelerin depolanması, kullanım yerlerine taşınması, kullanılması, kullanımdan artan veya hurdaya ayrılanların nasıl işlem göreceğine yönelik yazılı talimatlar oluşturulmalı ve bunlara ilişkin sorumluluklar belirtilmelidir.

 

Acil durum planları içerisinde riskli malzemelerin kullanımında ortaya çıkabilecek problemler de yer almalıdır.

 

6.8 Yasal gerekler ve diğer şartların takip edilmesi

 

Birimde sürdürülecek faaliyetlere ilişkin olmak kaydıyla çevre konularındaki yasal mevzuat ve mahalli idarelerin regülasyonlarının ve diğer şartların (uluslararası standartlar, vb.) nasıl temin edileceği, saklanacağı, güncelliklerinin sağlanacağı ve ilgili çalışanlarla diğer taraflara (örneğin alt yüklenicilere) ne şekilde iletileceği belirtilmelidir.

 

İşverenin uyulmasını talep ettiği çevre regülasyonları da bu kapsamda ele alınmalı ve bu konuya özel bir önem verilmelidir. Çevre ile ilgili şartname gerekleri tümüyle tespit edilmeli, firmamızın.  genel pratiği içinde karşılanamayan veya farklılık gösteren gereklere yönelik uyum ve geliştirme çalışmaları yapılmalıdır.

 

6.9 Eğitim ve personel yetkinliği

 

Birimdeki tüm pozisyonlar için gerekli çevre yetkinlik koşulları tanımlanmalı ve çalışanların da üstlendikleri görev ve sorumluluklar kapsamında çevre yetkinlik düzeyleri tespit edilmelidir.

 

Personelin çevre bilinç düzeyinin yükseltilmesi, yetkinliklerinin geliştirilmesi ve sorumluluklarını taşıdıkları görevlerin yetkinlik gerekleri ile sahip oldukları yetkinlik seviyesi arasındaki olası farkların giderilmesi amacıyla eğitimler düzenlenmelidir. Eğitim faaliyetleri bir plan çerçevesinde yürütülmeli ve tutulacak kayıtlar belirtilmelidir.

 

Birime yeni katılan personele yönelik olarak bir çevre oryantasyon programı düzenlenmelidir.

 

 

6.10 Doküman ve kayıtların yönetimi

 

Çevre yönetim programı çerçevesinde üretilen veya atıfta bulunulan dokümanlar ve programın yürütülmesi esnasında oluşturulan kayıtların tamamının izlenebilmesi amacıyla master listeler oluşturulmalıdır.

 

Doküman ve kayıtların yönetimine yönelik olarak şunlar tanımlanmalıdır:

 

  • Kimler tarafından hazırlanacağı ve onaylanacağı
  • Kimlere raporlanacağı veya iletileceği
  • Birim içi ve dışı iletişimde hangi yöntemlerin izleneceği
  • Saklanma şekilleri ve sorumluluklar
  • Ne kadar süre muhafaza edilecekleri
  • Bilgi amaçlı veya yasal zorunluluklar gereği arşivlemenin nasıl olacağı
  • Geçerliliğini yitiren dokümanların kullanımının nasıl engelleneceği
  • Doküman ve kayıtların formatı ve numaralandırma sistemi

 

6.11 Acil durum planları

 

ÇYS-07 Çevre Acil Durum Planlaması prosedürüne uygun olarak acil durumlar tanımlanmalı ve bunlara yönelik planlar hazırlanmalıdır.

 

Mümkün olan durumlarda acil durumlara yönelik tatbikatlar ve eğitimler yapılmalı ve bunlara yönelik planlar hazırlanmalı, faaliyetler kaydedilmelidir.

 

6.12 Uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve iyileştirme

 

ÇYS-08 ÇYS Uygunsuzlukları ve İyileştirme prosedürlerinde tariflendiği şekliyle; uygunsuzlukların nasıl tespit edileceği, düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin nasıl yürütüleceği ve etkinliklerinin takibi,  bunlara ilişkin sorumluluklar ve oluşturulacak kayıtlar tanımlanmalıdır.

 

6.13 İç denetimler

 

Birim dışından gerçekleştirilecek denetimlerin haricinde, birimler kendi iç denetim mekanizmalarını oluşturmalıdırlar. İç denetimlerin nasıl gerçekleştirileceği, kapsamı, sorumluluklar, oluşturulacak kayıtlar tanımlanmalıdır.

 

İç denetimler için bir plan hazırlanmalı ve denetimler bu plan dahilinde sürdürülmelidir.

 

6.14 Yönetimin gözden geçirmesi

 

Birim üst yönetimince birim içerisinde sürdürülen çevre uygulamaları ve çevre yönetim sistemi bir bütün olarak ve periyodik bir şekilde gözden geçirilmelidir.

 

Gözden geçirme toplantılarına kimlerin katılacağı, gündem konuları, kararların raporlanması ve takibinin nasıl yerine getirileceği konuları tanımlanmalıdır.

 

 

 

 

6.15 Çevre yönetim programının hazırlanmasıyla ilgili diğer hususlar

 

çevre yönetim sistemi ile ilişki

 

Firmamızın çevre politikası, çevre yönetim sistemi el kitabı ve ÇYS-xx kodlaması ile oluşturulmuş prosedürler firmamızın  birimlerindeki çevre yönetim sistemlerinin ve izlenecek uygulama yöntemlerinin temelini oluştururlar.

 

Her birim kendi özel ihtiyaçlarından dolayı (işveren ve mahalli idarelerin getirmiş oldukları zorunluluklar, birimlerde sürdürülen faaliyetlerin özellikleri, vb.) yukarıda çizilen çerçevenin dışında uygulamalar geliştirebilirler   çevre politikasıyla uyumlu olmak şartı ile). Birimlerin kendi çevre yönetim programlarını oluşturmalarının en önemli sebebi bu ihtiyacın karşılanmasıdır.

 

Bunun dışında bahsi geçen prosedürlerde ele alınan konulardan bazıları için uygulamanın yapılmasına yönelik detaylar verilmemiş, genel çerçevenin çizilmesiyle yetinilmiştir. Birimlerin çevre yönetim programlarında bu konuların uygulama detayları oluşturulur.

 

Çevre yönetim programı kapsamında ele alınması gerektiği bu prosedür tarafından belirtilen konuların bazıları için ÇYS-xx kodlu   çevre yönetim sistemi prosedürlerinden bire bir karşılık gelenler bulunmaktadır. Programda yer alacak bu konular için iki yöntem izlenebilir:

  • Bahsedilen prosedürlerin ve bağlı dokümanların birimde kullanılacağı belirtilir ve gerekli uygulama detayları da ayrıca oluşturulur.
  • Birimin kendi ihtiyaçları paralelinde özelleştirmeler yapılır.

 

Çevre yönetim sistemi kaynak gereksinimleri

Hazırlanan çevre yönetim programının uygulanabilmesi, izlenebilmesi ve elde edilen sonuçlara göre düzelme ve geliştirmenin yapılabilmesi için gerekli kaynaklar (insan kaynakları, teknoloji, know-how, finansal kaynaklar, vb.) program içerisinde tanımlanmalıdır. Eksik kaynakların giderilmesine yönelik zaman çizelgeleri hazırlanmalı ve bunlar hedefler şeklinde programda yer almalıdır.

 

Programın güncel tutulması

 

Çevre yönetim programının gelişen koşullara göre güncelliği sağlanmalıdır. Faaliyet alanlarındaki değişimler, çevre hedeflerine ulaşmakta gösterilen performans, iç denetimler ve gözden geçirmeler sonucunda ortaya çıkan revizyon ihtiyaçları, düzeltici, önleyici ve iyileştirici faaliyetler gereğince program da eklemeler ve değişiklikler yapılması gerekebilir.

Bunların dışında programın ilk hazırlandığı aşamada, bu prosedür kapsamında ele alınması gerektiği belirtilen konuların tamamı çevre yönetim programında nihai halleri ile işlenemeyebilir (özellikle yeni bir şantiyenin kuruluş aşamasında). Bu gibi durumlarda programın hangi zaman diliminde son şeklini alacağı ve hangi aşamaların ne zaman oluşturulacağına ilişkin bir plan oluşturulmalı ve programın içine dahil edilmelidir.

 

Programda yapılacak revizyonlardan sonra da ilk hazırlanmasında geçerli olan onay işlemleri gerçekleştirilir.

 

İş sağlığı ve güvenliği yönetim programı ile entegrasyon

 

Birimler, çevre yönetim programı ve İSG yönetim programlarını isterlerse tek bir program çatısı altında toplayarak hazırlayabilirler. Böylelikle her iki yönetim sisteminin benzer şekilde ele aldığı konuların ortak bir yapı içerisinde değerlendirilmesi mümkün olabilir.

 

Bu yöntemin izlenmesi halinde, hazırlanacak program firmamızın  çevre yönetim sistemi ve   İSG yönetim sisteminin tüm gereklerini karşılamalıdır.

 

6.16 Bağlı dokümanlar

 

  • Çevre yönetim programı

 

  1. REVİZYON KAYITLARI

 

Tarih Rev. Açıklama

Sorumlu