- AMAÇ
Çevre yönetim sistemi içerisinde yer alan tüm dokümanların ve kayıtların kontrolü, saklanması, erişilebilirliğinin temini, prosedürlerin ve formların üretilmesi çalışmalarına yönelik sistematik ve etkin bir yapının oluşturulması.
- KAPSAM
Firmamızın faaliyet gösterdiği tüm birimlerde (şirket merkezi, şantiyeler, atölyeler, makine park sahaları, vb.) bu prosedür uygulanır.
Yasal ve diğer şartları oluşturan dokümanların yönetimi ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedüründe ele alınır.
Çevre yönetim sistemi içerisinde yer almayan doküman ve kayıtların yönetimi ve bilgi işlem sisteminin yönetimi bu prosedürün kapsamı dışındadır.
- REFERANSLAR
ISO 14001 Madde 4.4.4, 4.4.5, 4.5.3
ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedürü
ÇYS-05 ÇYS İletişimi prosedürü
YÖN-PR-02 Dokuman Kontrol prosedürü
YÖN-PR-03 Kayıtların Kontrolü prosedürü
- TANIMLAR
Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları
- SORUMLULUKLAR
5.1 Prosedürün onaylanması
Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.
5.2 Prosedürün yürütülmesi
Merkezde Yönetim ÇYS Temsilcisi diğer birimlerinde ise birim ÇYS sorumlusu bu prosedürün yürütülmesinden sorumludur.
Tüm çalışanları kendi sorumluluklarında üretilen doküman ve kayıtların bu prosedüre uygun olmasından sorumludurlar.
- PROSEDÜR
6.1 Dokümantasyon formatı
Çevre yönetim sistemi dahilinde hazırlanacak her türlü dokümanın (prosedürler, formlar, talimatlar, vb.) görsel ve içerik formatının oluşturulmasında kalite yönetim sisteminde yer alan YÖN-PR-02 Doküman Kontrol Prosedürü tariflenen yöntemler kullanılır.
Aynı zamanda bu prosedürün kendisi de diğer dokümanların formatının oluşturulması için bir örnektir.
6.2 Dokümantasyonun gözden geçirilmesi
ÇYS dokümantasyonu şu sebeplerle ekleme, değişiklik ve iptallere konu olabilir:
- Düzeltici ve önleyici faaliyetler çerçevesinde
- Çalışanların iyileştirme önerileri ile
- ISO 14001 standardında olabilecek değişikliklerle
- İlgili tarafların (müşteriler, resmi otoriteler, vb.) ve yasal mevzuatın şart koşmasıyla
- Faaliyet alanlarında ve uygulamalarda yaşanan değişiklikler sonucunda
- İç denetim çalışmaları sonucunda
- Yönetimin gözden geçirme çalışmaları sonucunda
Bütün çalışanları çevre yönetim sistemi revizyon ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve gündeme getirilmesinden sorumludur.
Bunların dışında dokümantasyon Yönetim ÇYS temsilcisi ve birimlerin ÇYS sorumlularının koordinasyonunda periyodik olarak gözden geçirilmelidir. Bu çalışma ilgili yönetici ve uzmanların da katılımı ile yönetimin çevre yönetim sistemini gözden geçirme toplantılarının öncesinde yapılmalıdır ve toplantının gündeminde yer almalıdır.
Yönetim ÇYS temsilcisi ve birim ÇYS sorumluları dokümantasyonda revizyon ihtiyacının ortaya çıkmasından sonra ilgili revizyonun yapılması aşamasında tüm planlama, yönlendirme ve koordinasyon faaliyetlerini yürütmekle sorumludurlar.
Dokümanların yeterlilik onayı ilgili yöneticiler tarafından verilir ve Yönetim ÇYS temsilcisi bu onayın alınmasından sorumludur. Teknik yeterlilik onaylarının kaydedilmesine gerek yoktur.
ÇYS dokümanları ancak Genel Müdür onayı ile yürürlüğe girer.
6.3 Doküman listeleri
Birim ÇYS sorumluları kendi birimlerinde kullanılan ÇYS dokümanlarının sınıflandırılmış listelerini oluştururlar ve bu listelerin güncel halde tutulmasını sağlarlar. ÇYS sorumluları birim içindeki ilgili çalışanlara bu listelerin güncel halini her revizyon sonrası iletirler.
Birimlerde en az şu 3 doküman listesi oluşturulmalıdır:
- ÇYS sistem dokümanları listesi. Birimde kullanılmakta olan ÇYS prosedürleri ve bağlı dokümanların listelendiği form. (ÇYS-06-F01 ÇYS Sistem Dokümanları Listesi formu kullanılarak hazırlanır)
- ÇYS uygulama dokümanları listesi. ÇYS uygulamalarını düzenleyen her türlü dokümanın (iş talimatları, vb.) listelendiği form. (ÇYS-06-F02 ÇYS Uygulama Dokümanları Listesi formu kullanılarak hazırlanır)
- Çevre mevzuatı ve diğer şartları oluşturan dokümanların listesi. Bu listenin hazırlanması ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedüründe ele alınmıştır.
Dokümantasyon kullanımının etkinliğini artırmak amacıyla birimlerde daha başka doküman takip listeleri de oluşturulabilir.
Birimlerde üretilen kayıtların (raporlar, tutanaklar, vb.) sistematik takibinin yapılabilmesi amacıyla bunlara ait bir kayıtlar listesi de oluşturulmalıdır. Bu listede tek tek oluşturulan kayıtlar değil, üretilmesi gereken kayıtların neler olduğu ve hangi ortamda saklandığı gösterilmelidir.
Yönetim ÇYS temsilcisinin merkezde üretilen dokümanlardan birimleri ne şekilde haberdar edeceği ve dokümanları aktaracağı ÇYS-05 ÇYS İletişimi prosedüründe belirtilmiştir.
6.4 Firmamız birimlerinde oluşturulan dokümanlar
Birimler ÇYS dokümantasyonunu olduğu gibi kullanabilecekleri gibi kendi özel ihtiyaçları veya ilgili tarafların şart koşması sonucu kendi dokümantasyonlarını oluşturabilirler. Bu dokümanlar gerek içerik gerekse de format olarak farklılıklar taşıyabilir.
merkez yerleşimi de yukarıda belirtilen kapsamda ayrı bir birim olarak ele alınır.
Birimlerin kendi ihtiyaçları için oluşturdukları sistemin bütün öğeleri ancak Genel Müdür onayından sonra yürürlüğe girer.
6.5 Doküman ve kayıtların saklanması ve iletişim
ÇYS uygulamaları sonucunda üretilmesi gereken kayıtların kimler tarafından oluşturulacağı, onaylanacağı, saklanacağı ve iletişimin nasıl yapılacağı ilgili uygulamaya ilişkin prosedürün içinde belirtilir.
Kayıtların arşivlenmesinde ise kalite sisteminde yer alan YÖN-PR-03 Kayıtların Kontrolü Prosedürü kuralları uygulanır.
Birimlerde dokümanların saklanması ve erişilebilirliğinin sağlanmasından birim ÇYS sorumluları sorumludur.
6.6 Dokümanların geçerliliğini kaybetmesi
ÇYS sistemi dokümanlarından revizyona uğrayanların veya iptal edilenlerin bulundukları yerlerden uzaklaştırılması ve imha edilmesinden doküman dağıtımının yapıldığı çalışanlar sorumludur. ÇYS sorumluları bu uygulamaları takip edecek ve yeni revizyonların dağıtımını yapacaktır.
6.7 Dokümantasyon hiyerarşisi
Çevre yönetim sisteminde yer alan dokümantasyonun hiyerarşik sıralaması şu şekildedir:
- Çevre politikası
- Çevre yönetim sistemi el kitabı
- ÇYS prosedürleri ve bağlı dokümanları
- Firmamız birimlerinde lokal olarak kullanılan prosedürler ve bağlı dokümanlar
6.8 Tanımlar
ÇYS dokümantasyonunun okuyanlar tarafından aynı şekilde anlaşılması amacıyla yapılacak tanımlamalar ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları içerisinde yer alır.
6.9 Bağlı dokümanlar
- ÇYS-06-F01 ÇYS Sistem Dokümanları Listesi
- ÇYS-06-F02 ÇYS Uygulama Dokümanları Listesi
- ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları
- REVİZYON KAYITLARI
Tarih |
Rev. |
Açıklama |
Sorumlu |
İrtibatta Kalın