1. AMAÇ

 

Çevre yönetimi bilgilerinin içinde ve ilgili diğer taraflara etkin bir şekilde iletilmesi ve onlardan da aynı şekilde bilgi alınması, çevre çalışmalarına firmamızın personelinin katılımının sağlanması, ÇYS uygulamalarının istişare edilebilmesi.

 

  1. KAPSAM

 

Firmamız’ ın  faaliyet gösterdiği tüm birimlerde (şirket merkezi, şantiyeler, atölyeler, makina park sahaları, vb.) bu prosedür uygulanır.

 

Çevre ile ilgili yasal mevzuatın ve diğer şartların takibi konusunda ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedürü uygulanır.

 

Çevre ile ilişkili olmayan firma içi ve dışına yönelik iletişim faaliyetleri bu prosedür kapsamının dışındadır.

 

  1. REFERANSLAR

 

ISO 14001 Madde 4.4.3

ÇYS-03 Çevre Mevzuatı ve Diğer Şartların Takibi prosedürü

ÇYS-06 ÇYS Doküman ve Kayıtlarının Yönetimi prosedürü

 

  1. TANIMLAR

 

Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları

 

  1. SORUMLULUKLAR

 

5.1 Prosedürün onaylanması

 

Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.

 

5.2 Prosedürün yürütülmesi

 

Merkezde Yönetim ÇYS Temsilcisi diğer birimlerinde ise birim ÇYS sorumlusu bu prosedürün yürütülmesinden sorumludur.

 

 

  1. PROSEDÜR

 

6.1 FİRMA  birimleri içinde iletişim

 

Birim ÇYS sorumluları (Merkezde  ÇYS Temsilcisi) kendi birimleri dahilindeki çevre iletişim mekanizmalarını oluşturmak ve çalıştırmaktan sorumludurlar.

 

Bu mekanizma şu konuları kapsamalıdır:

  • Çevre yönetim programı oluşturulurken ilgili olan çalışanların katılımı sağlanmalıdır.
  • Çevre boyut ve etki analizleri yapılırken ilgili uygulama alanında sorumluluk sahibi olan yönetici ve uzmanlar ile işbirliği yapılmalıdır ve onların katılımı sağlanmalıdır.
  • Personel çevre yeterlilik tespiti ve eğitim planlaması çalışmalarında çalışanların katılımı sağlanmalıdır.
  • Çevre uygunsuzluklarının tespiti, düzeltici ve önleyici faaliyetlere personelin aktif katılımı sağlanmalı, çevre konularına yönelik iyileştirme önerileri getirmeleri teşvik edilmelidir.
  • ÇYS prosedürleri oluşturulurken çalışanlarla istişare içinde olunmalıdır.
  • ÇYS uygulamalarında yapılması planlanan her türlü değişik öncesinde ilgili çalışanların görüşleri alınmalı ve değerlendirilmelidir.

 

ÇYS  sorumlulukları buraya kadar bahsedilen iletişim ve istişare sorumluluklarını yerine getirirken kullanılacakları uygulama yöntemleri konusunda serbesttirler. Birimlerin büyüklüğünü, sürdürülen faaliyetlerin ve çalışanların niteliklerini göz önünde bulundurarak, ve etkinliğin/verimliliğin sağlanmasını amaçlayarak iletişim ve istişare kanalları ve yöntemleri oluşturulur. Bu yöntemler informal iletişim şekillerini içerebileceği gibi, duruma göre daha formal ve sofistike yapılar şeklinde de olabilir (çeşitli formların geliştirilmesi, elektronik iletişim imkanlarının kullanılması, vb.)

 

ÇYS iletişimi amacıyla uygulanacak yöntemler birimin hazırlayacağı Çevre Yönetim Programı içerisinde yer almalı ve yeterli detayda tariflenmelidir.

 

6.2 FİRMA Merkezi ile diğer birimler arasında iletişim

 

Çevre konularına yönelik olarak firmamızın Merkezi ile diğer birimleri arasında yapılacak iletişimi Yönetim ÇYS Temsilcisi ve birimlerin ÇYS sorumluları yürütürler.

 

Her yeni bir birim (örneğin bir şantiye kuruluşu) oluşturulduğunda:

  • ÇYS prosedürleri ve ilgili destek dokümantasyonun tamamı o birime resmi bir yazı ekinde aktarılır. Bu dokümanlar basılı olabileceği gibi elektronik ortamda da olabilir.
  • O birim faaliyetlerini ilgilendiren yasal mevzuat ve diğer şartlar da aynı şekilde eksiksiz olarak birime aktarılır.
  • Buraya kadar bahsi geçen tüm dokümantasyonda meydana gelebilecek revizyonlardan derhal ilgili birim(ler) haberdar edilir ve yeni revizyonlar resmi yazışma ile gönderilir.

 

ÇYS prosedürlerinde birimler tarafından Yönetim ÇYS Temsilcisinin görüş ve/veya onayına sunulması gerektiği belirtilen her türlü çalışmanın, ayrıca ÇYS uygulamalarıyla ilişkili diğer her türlü bilginin merkeze iletiminde de resmi yazışma yapılmalıdır.

 

Mektup ve faks ile iletişimin yanı sıra elektronik posta kullanımı da resmi yazışma olarak kabul edilir.

 

Yapılan iletişim ve içeriğini takip amaçlı ayrıca bir kayıt oluşturulması zorunlu değildir, her türlü iletişimin takibi için birimde sürdürülen genel kayıt sisteminin kullanılması kabul edilebilir.

 

6.3 Firmamızın. dışı ilgili taraflarla iletişim

 

Merkez harici diğer birimlerin kendi alanlarıyla ilgili iletişiminin (işverenler, mahalli idareler, vb.) hangi kurallar çerçevesinde yürütüleceği o birimin Çevre Yönetim Programı içerisinde tanımlanır.

 

Firmamızın. kurumunun çevre uygulamaları ile ilgili olarak firma dışı tüm iletişiminin yürütülmesinden Yönetim ÇYS Temsilcisi sorumludur. Bu kapsamda oluşan her türlü kaydın ve dokümantasyonun yönetimi ÇYS-06 ÇYS Doküman ve Kayıtlarının Yönetimi prosedürüne uygun olarak yapılır.

 

Yalnız bahsedilen sorumluluk idari özellik gösteren iş kalemlerinin icrasını kapsamaz (örneğin Çalışma Bakanlığı veya diğer kuruluşlara yönelik her türlü rutin uygulamalar, yazışmalar, vb.)

 

 

 

 

6.4 Çevre sorumlularının duyurulması

Firmamız merkezi haricindeki birimlerde ÇYS sorumluluğuna atanan çalışanlar birim yöneticisi tarafından tüm birim çalışanlarına duyurulur. Yapılacak duyuru resmi bir format içerisinde olmalıdır.

 

Merkezde Yönetim ÇYS Temsilcisi olarak atanan kişinin duyurusu ise tüm birimlerine Genel Müdür tarafından resmi (İç yazışma vs.)bir şekilde yapılır.

 

6.5 Çalışanların temsili

 

Birim ÇYS sorumluları kendi birimlerindeki, Yönetim ÇYS Temsilcisi ise tüm genelindeki çalışanların çevre ile ilgili her türlü konuda yönetime karşı temsilciliği görevini de üstlenirler.

 

Bu görev kapsamında ilgili sorumlular çalışanların çevre konularındaki,

  • Beklentilerini
  • Şikayet ve hoşnutsuzluklarını
  • Genel olarak her türlü tepkilerini

toplamak, değerlendirmek, yönetime iletmek, geri bildirimleri yapmak; sorunların ve geliştirilen çözümlerin takibini yapmakla sorumludurlar.

 

  1. REVİZYON KAYITLARI

 

Tarih

Rev.

Açıklama

Sorumlu