- AMAÇ
ÇYS kapsamında meydana gelen uygunsuzlukların irdelenerek ÇYS veri tabanının oluşturulması, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin çevre etkileriyle orantılı olarak başlatılması ve yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkinliğinin takip edilmesi.
- KAPSAM
Firmamız’ın faaliyet gösterdiği tüm birimlerde bu prosedür uygulanır.
- REFERANSLAR
ISO 14001 Madde 4.5.2
ÇYS-09 Çevre Yönetim Sisteminin Tetkiki prosedürü
- TANIMLAR
Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları
- SORUMLULUKLAR
5.1 Prosedürün onaylanması
Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.
5.2 Prosedürün yürütülmesi
Yönetim ÇYS temsilcisi ve birimlerin ÇYS sorumluları bu prosedürün yürütülmesinden sorumludur.
Uygunsuzluklarının tespitinden, kayıt altına alınmasından ve düzeltici faaliyetlerin uygulanmasından bütün personeli sorumludur.
- PROSEDÜR
6.1 Kaydedilir uygunsuzluk
ÇYS kapsamında tespit edilen uygunsuzluklar iki sınıfta değerlendirilir:
Kaydedilir uygunsuzluk:
ÇYS politikaları, hedefleri ve birimlerin çevre boyutları değerlendirme çalışmalarına göre ele alındığında müdahale edilmeyi gerektirecek seviyedeki uygunsuzluk durumları.
Çevre yönetim sisteminin kendisine yönelik her türlü uygunsuzluk durumu kaydedilir uygunsuzluk olarak ele alınacaktır.
Kayda değmeyen uygunsuzluk:
Önemli bir çevre etkisi olmayan, çevre yönetim sistemi açısından sistematik bir müdahaleyi gerektirmeyen uygunsuzluk durumları. Bu tür durumların tespitinde ilgili sorumlular gerekli düzeltme faaliyetlerini gerçekleştirirler fakat yapılan tespit ve düzeltme faaliyetlerinin kayıt altına alınması gerekmez. Kayda değmeyen nitelikteki uygunsuzluklar yapılan düzeltici faaliyetlere rağmen süreklilik arzeder ve tekrarı engellenemez ise kaydedilir uygunsuzluk kapsamına alınmalı ve bundan sonraki işlemler ona göre sürdürülmelidir.
Bu prosedürün bundan sonraki bölümlerinde kullanılan “uygunsuzluk” ifadesi “Çevre yönetim sistemi kapsamında kaydedilir uygunsuzluk” olarak kabul edilecektir.
6.2 Uygunsuzlukların tespiti ve kaydedilmesi
Çevre yönetim sistemi uygunsuzluklarının tespitinden ve kayıt altına alınmasından bütün personeli sorumludur.
Uygunsuzlukların tespit edilmesinden sonra ÇYS-08-F01 Uygunsuzluk Tespit Formu kullanılarak uygunsuzluk kaydı oluşturulur.
Uygunsuzluk kayıtları şu hallerde ve bunlarla sınırlı kalmamak kaydıyla oluşturulur:
- Çalışanları sürdürülen ÇYS faaliyetlerine ilişkin yaptıkları uygunsuzluk tespitlerinde bu kaydı oluştururlar.
- ÇYS-09 Çevre Yönetim Sisteminin Tetkiki prosedürü kapsamında yapılan iç denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzluk tespitlerinin her biri için (tetkik raporundan ayrı olarak) tetkiki gerçekleştiren ekibin başkanı tarafından uygunsuzluk kayıtları oluşturulur.
- Çevre konuları kapsamında gerçekleşen kazalar ve istenmeyen durumlar için uygunsuzluk kayıtları oluşturulur.
- Müşteri, resmi makamlar, taşeronlar ve ilgili diğer taraflardan gelen çevre ile ilgili şikayet, uyarı ve talepler birim yöneticisi, ÇYS sorumlusu ve ilgili çalışanlarca değerlendirildikten sonra gerekliliğine karar verilirse uygunsuzluk kaydı oluşturulur. Bu gibi durumlarda merkez yönetiminden de görüş istenebilir.
- Birim içerisinde yürütülen denetim çalışmaları sonucunda tespit edilen uygunsuzluklarda kayıt oluşturulur.
Uygunsuzluk kaydını oluşturan kişi tarafından uygunsuzluğun giderilmesine yönelik öneriler de form üzerinde belirtilmelidir.
Uygunsuzluk tespiti formları birim ÇYS sorumlusuna teslim edilir. Uygunsuzlukla ilgili yapılacak faaliyetlerin takibi ve arşivleme için form üzerindeki takip numarası kullanılır. ÇYS sorumlusu 1’den başlayarak sıralı bir şekilde bu formları numaralandırır. Bu konuyla ilişkili bundan sonra oluşturulacak her doküman ve kayıt üzerinde bu numara bulundurulur.
6.3 Çevre etkilerinin kontrol edilmesi
ÇYS uygulamalarının ve çevre etkilerinin düzenli ve sistematik bir şekilde kontrol edilebilmesi amacıyla birim içerisinde planlama ve organizasyonel görevlendirme yapılmalıdır. Çevre etkilerinin ne şekilde kontrol altına alınacağına ilişkin uygulama ve yöntemler ilgili birimin Çevre Yönetim Programı içerisinde yer alır.
6.4 İyileştirme önerileri
Firmamız çalışanları çevre yönetim sisteminin ve uygulamaların geliştirilmesi amacıyla önerilerini ortaya koymalıdırlar. Her çalışanının bu işlemi gerçekleştirme yetkisi vardır.
Çalışanlar bu kapsamdaki önerilerini ÇYS-08-F02 Çevre Yönetim Sistemi İyileştirme Önerisi formunu kullanarak yaparlar.
İyileştirme önerisi formları birim ÇYS sorumlusuna teslim edilir. Uygunsuzlukla ilgili yapılacak faaliyetlerin takibi ve arşivleme için form üzerindeki takip numarası kullanılır. ÇYS sorumlusu 1’den başlayarak sıralı bir şekilde bu formları numaralandırır. Bu konuyla ilişkili bundan sonra oluşturulacak her doküman ve kayıt üzerinde bu numara bulundurulur.
6.5 Düzeltici ve önleyici faaliyetler
Uygunsuzluk durumlarının ve iyileştirme önerilerinin ÇYS sorumlusuna aktarılmasından sonra ÇYS sorumlusunun koordinasyonunda birim yöneticisi, ilgili çalışanlar ve ÇYS sorumlusu yapılan bildirimin analizini yaparlar ve gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri kararlaştırırlar. Yapılacak çalışmalara yönelik bir uygulama programı oluşturulmalıdır. Bu program çalışmalardaki sorumluluk atamasını ve zaman planlamasını da içermelidir.
Alınan kararların ve bahsi geçen program çerçevesinde yapılacak uygulamalar ÇYS sorumlusu tarafından ÇYS-08-F03 Çevre Yönetim Sistemi Düzeltici Faaliyetler formu kullanılarak kayıt altına alınır. Hazırlanan belgenin birim yöneticisi tarafından onaylanmasından sonra bir kopyası Yönetim ÇYS Temsilcisine gönderilir. Yönetim ÇYS Temsilcisi düzeltme taleplerinde bulunabilir ve bunların akabinde düzeltici ve önleyici faaliyetlere ilişkin çalışma programı son halini alır ve uygulamaya koyulur.
6.6 Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibi
Birim yöneticileri uygulanmasına karar verilen düzeltici ve önleyici faaliyetlerin hedefine ulaşmasını sağlamaktan sorumludur. Birim ÇYS sorumlusu yapılan çalışmaları takip eder ve etkinliğini sağlamak için gerekli koordinasyonu gerçekleştirir.
Yapılan düzenlemelerin amaçlanan hedefleri ve sonuçları sağladığının takibini birim ÇYS sorumlusu yapar. Arzu edilen sonuçların alınamadığının belirlenmesi durumunda düzeltici ve önleyici faaliyetlerle ilgili planlama aşamasına geri dönülür ve yeniden analiz ve program oluşturma çalışmaları başlatılır.
Sonuçların arzu edilen şekilde alınmasından sonra ÇYS sorumlusu gerçekleştiren çalışmaları ve alınan sonuçları ÇYS-08-F04 ÇYS Uygunsuzluklarının Kapatılması formunu kullanarak kayıt altına alır. Bu formdan bir kopya Yönetim ÇYS temsilcisine de gönderilir.
6.7 Dosyalama
Bu prosedür kapsamında üretilen tüm doküman ve kayıtların muhafazasından ve erişilebilir bir şekilde dosyalanmasından birim ÇYS sorumlusu sorumludur. Bu sorumluluğun yerine getirilmesinde izlenecek yöntemler hususunda ÇYS sorumlusu serbesttir.
6.8 Bağlı dokümanlar
- ÇYS-08-F01 Uygunsuzluk Tespit Formu
- ÇYS-08-F02 Çevre Yönetim Sistemi İyileştirme Önerisi Formu
- ÇYS-08-F03 Çevre Yönetim Sistemi Düzeltici Faaliyetler Formu
- ÇYS-08-F04 ÇYS Uygunsuzluklarının Kapatılması Formu
- REVİZYON KAYITLARI
Tarih |
Rev. |
Açıklama |
Sorumlu |
İrtibatta Kalın