1. AMAÇ

 

Çevre yönetim sisteminin politika ve hedeflerine göre uygulamaya yansımasını ve sistemde gerekli düzenlemelerin ve düzeltmelerin zamanında yapılmasını sağlamak.

 

  1. KAPSAM

 

Firmamız ’ın faaliyet gösterdiği tüm birimlere  yönelik olarak bu prosedür uygulanır.

 

Birimlerin kendi iç bünyelerinde yürüttükleri uygulama denetimleri bu prosedür kapsamının dışındadır.

 

  1. REFERANSLAR

 

ISO 14001 Madde 4.5.4

ÇYS-08 ÇYS Uygunsuzlukları ve İyileştirme prosedürü

ÇYS-10 Yönetimin Çevre Yönetim Sistemini Gözden Geçirmesi prosedürü

 

  1. TANIMLAR

 

Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları

 

  1. SORUMLULUKLAR

 

5.1 Prosedürün onaylanması

 

Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.

 

5.2 Prosedürün yürütülmesi

 

Yönetim ÇYS temsilcisi bu prosedürün yürütülmesinden sorumludur.

 

Tetkik görevlileri yaptıkları denetimlerin sonuçlarını içeren bir rapor hazırlamakla sorumludurlar.

 

 

 

 

  1. PROSEDÜR

 

6.1 Tetkik programının hazırlanması

 

Birimlerde hangi zamanlarda çevre yönetim sistemi tetkikleri yapılacağı önceden Yönetim ÇYS temsilcisi tarafından planlanır ve bir tetkik programı oluşturularak bütün birim yöneticilerine bu program aktarılır. Program hazırlanırken birim yöneticilerinin görüşleri de dikkate alınmalıdır.

 

ÇYS tetkik programı hazırlandığı dönemden sonraki 6 ila 12 ay arası zaman dilimini kapsayacak şekilde oluşturulur.

 

Zaman içerisinde yürürlükteki tetkik programında değişiklikler gerekirse program revize edilebilir ve son hali tüm birim yöneticilerine iletilir.

 

Program üzerinde hangi birimlerde ne zaman ÇYS tetkikleri yapılacağı ay bazında yer alır. Yalnız tetkik planlanan dönemin bir ay öncesinde ilgili birim yöneticisi ile koordinasyon halinde tetkik zamanı günler bazında netleştirilir. Program dışı habersiz bir şekilde tetkik yapılması söz konusu olmaz.

 

Bir birimin ne sıklıkla ÇYS tetkiklerinden geçeceği o birim dahilindeki faaliyetlerin kapsamı, boyutları, ve çevre etki değerlendirmelerine göre kararlaştırılır. Yalnız, her birim en az yılda bir kez denetimden geçmelidir (faal olmayan şantiyeler istisna olabilir).

 

Ağırlıkla olumsuz sonuçlanmış bir tetkik değerlendirmesinden geçen birimler için en geç 4 ay sonra yeniden bir tetkik planlanmalıdır.

 

6.2 Tetkik görevlilerinin seçimi

 

Bir birimin ÇYS tetkikinde prensip olarak o birim personeli görev almaz. Böylelikle hem objektif bir yaklaşımın daha sağlıklı bir şekilde oluşması hem de birim içerisindeki yönetim hiyerarşisi dışına çıkılarak denetimin gerçekleştirilmesi sağlanır.

 

Merkez teşkilatında yapılacak tetkiklerde o birim çalışanları görev alabilir. Ancak bu kişilerin ÇYS yönetim sistemi uygulamalarında birinci dereceden sorumluluk sahibi olmaması gerekir.

 

Tetkik yapacak personel Yönetim ÇYS temsilcisi tarafından o personelin birim yöneticilerinin de görüşü alınarak belirlenir. Tetkik görevlilerinin tespitinde personelin de bu görev için istekli olmasına dikkat edilir. Personelin aksi yöndeki görüşüne rağmen atama yoluyla görevlendirme yapılmaz.

Tetkik ekibi tek kişiden oluşabileceği gibi sayısı birden fazla da olabilir.

 

Tetkik için görevlendirilecek personelin iç denetim yapma formasyonuna sahip olması gerekir ve bu formasyon en azından bir sertifika ile belgeli olmalıdır. Tetkik, bir ekip halinde gerçekleştirilecekse, ekip içerisinde sadece ekip liderinin bu şartı sağlıyor olması da yeterli görülecektir.

 

ÇYS tetkiklerinde dışı kaynaklardan da yararlanılabilir.

 

6.3 Tetkiklerin kapsamı

 

Firmamız   birimlerinde ÇYS uygulamalarının tetkiki şu konuları kapsamalıdır:

  • Birim ÇYS programının değerlendirilmesi
  • ÇYS uygulamalarının ve kayıtların yönetim programına ve standartlarına uygunluğu
  • Uygulamaların hedefleri karşılaması yönünde etkinliği
  • ÇYS eğitimlerinin ve personel yetkinliklerinin değerlendirilmesi
  • Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkinliklerinin değerlendirilmesi
  • Bir önceki tetkik sonuçlarının gözden geçirilmesi, daha önce uygunsuzluk tespit edilmiş alanların ve bu alanlarda kaydedilen ilerlemelerin kontrolü
  • İşveren veya yerel otoritelerin ÇYS’yi etkileyen regülasyonları söz konusu ise uygulamaların bunlara uygunluğu
  • Birim yönetiminin ÇYS konularına yaklaşımları

 

Yönetim merkezinde yapılacak tetkiklerde ise ayrıca şu noktalar ele alınır:

  • çevre yönetim sisteminin ISO 14001 ile uyumluluğu
  • Yasal ve diğer şartların ne şekilde izlendiği ve ne oranda karşılandığı
  • Birimlerin kendi bazlarında özelleştirdikleri ÇYS uygulamalarının çevre yönetim sistemine uygunluğu
  • Birimler ve merkez arasında sürdürülen ÇYS iletişimi ve koordinasyonunun gözden geçirilmesi

6.4 Tetkik sonuçlarının raporlanması

 

Yapılan tetkikler sonucunda elde edilen bulgular bir rapor haline getirilerek kayıt altına alınır. Bu raporda iki ana kısım yer almalıdır. Birinci kısım 6.3 maddesinde ana hatları çizilen tetkik kapsamına göre bulguların ortaya konulduğu ve değerlendirmelerin yapıldığı bölümdür. Raporun bu bölümü serbest format ta oluşturulur.

 

İkinci kısımda ise uygunsuzluk kayıtları yer alır. Tespit edilen her bir uygunsuzluk durumu için ÇYS-08 ÇYS Uygunsuzlukları ve İyileştirme prosedüründe belirtilen şekilde ayrı bir uygunsuzluk kaydı oluşturulmalıdır.

Hazırlanan raporun bir kopyası tetkikin yapıldığı birimin yöneticisine, bir kopyası da Yönetim ÇYS temsilcisine sunulur. Yönetim ÇYS temsilcisi kendi değerlendirmelerini eklediği bir ön yazı ile raporu Genel Müdür’ e sunar.

 

Birimlerde yapılan tetkikler yönetimin çevre yönetim sistemini gözden geçirme toplantılarında (ÇYS-10 Yönetimin Çevre Yönetim Sistemini Gözden Geçirmesi prosedürüne göre) ele alınır. Yalnız, yapılan bir tetkikin sonuçlarına göre Genel Müdür ve Yönetim ÇYS temsilcisi yönetimin çevre yönetim sistemini gözden geçirme toplantısının olağanüstü olarak yapılmasını da talep edebilir.

 

6.5 Bağlı dokümanlar

 

  • İç Denetim Raporu

 

  1. REVİZYON KAYITLARI

 

Tarih

Rev.

Açıklama

Sorumlu